Automatisierung
Verbinde die Schritte, die ihr heute von Hand erledigt.
Daten zwischen Tools kopieren, an Nachfassaktionen denken oder immer dasselbe Dokument vorbereiten: Solche Aufgaben sind gute Ausgangspunkte, um einen Ablauf zu prüfen. Workbetter entwickelt Automatisierungen für Unternehmen auf Mallorca mit einem klaren Ziel: Die Arbeit soll vorankommen und das Team soll wissen, was geschieht. Bevor wir Tools verbinden, klären wir, woher die Daten kommen, wer sie benötigt und was bei fehlenden Angaben passieren soll. Wir automatisieren den vereinbarten Ablauf und berücksichtigen auch seine Ausnahmen.
Wann es sinnvoll ist
- Eine Anfrage kommt über ein Formular an und jemand trägt dieselben Angaben noch einmal ins CRM ein.
- Das Nachfassen hängt an persönlichen Erinnerungen und einzelne Schritte bleiben bei höherer Arbeitslast liegen.
- Für Berichte werden Daten von Hand gesammelt und der Ursprung eines Fehlers oder Duplikats ist schwer nachzuvollziehen.
Was wir umsetzen
- Eine Darstellung des Ablaufs mit Eingang, erwartetem Ergebnis und den Verantwortlichen für jede Entscheidung.
- Anbindungen zwischen den vereinbarten Tools, mit Prüfung von Berechtigungen, verfügbaren Daten und Nutzungslimits.
- Regeln zur Datenprüfung, Vermeidung von Duplikaten und Aussonderung von Fällen, die ein Mensch prüfen muss.
- Ausführungsprotokolle und vereinbarte Meldungen, damit Fehler auffallen und ihr nachvollziehen könnt, was passiert ist.
- Tests und eine Anleitung zur Wiederaufnahme nach Fehlern, mit klarer Zuständigkeit und vereinbarten Wartungsbedingungen.
So arbeiten wir
- Wir gehen ein echtes Beispiel durch und wählen einen ersten Ablauf, dessen Ergebnis überprüfbar ist.
- Wir verbinden die Schritte und testen vollständige Daten, Duplikate, fehlende Informationen und Verbindungsfehler.
- Wir prüfen das Ergebnis mit dem Team und erklären, wie ihr den Ablauf überwacht, pausiert und wieder startet.
Bevor wir starten
Müssen wir unsere bisherigen Tools ersetzen?
Nicht immer. Wir prüfen zuerst eure Tools und ihre Verbindungsmöglichkeiten. Teilweise sind eine API, ein kostenpflichtiger Tarif oder zusätzliche Rechte nötig. Das klären wir vor der Festlegung des Leistungsumfangs.
Verwendet jede Automatisierung KI?
Nein. Wenn eine einfache Regel die Aufgabe löst, können wir sie direkt einsetzen. KI kann sinnvoll sein, wenn variable Informationen interpretiert werden müssen und sich das Ergebnis sinnvoll prüfen lässt.
Was passiert, wenn eine Verbindung ausfällt?
Wir legen zum Ablauf passende Meldungen, Wiederaufnahme und Fehlerprüfung fest. Tools können sich ändern; wartungsfreien Betrieb versprechen wir daher nicht. Lizenzen, Verbrauch und laufende Betreuung werden im Angebot getrennt ausgewiesen.